Lettonia: registrazione dei proprietari effettivi nel registro delle società

Il diritto commerciale e la normativa sulla prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo (AML Law) sono state modificate a novembre. Gli obblighi di informativa in materia sono stati completamente rivisti e fatti confluire nella legge sulla prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo. Di seguito gli aspetti principali della nuova normativa, che andranno ad interessare tutte le persone giuridiche.

Definizione di Beneficial Owner

La normativa antiriciclaggio stabilisce che il Beneficial onwer di un’entità giuridica è una persona fisica che:

• Detiene più del 25% delle azioni o dei diritti di voto in una società tramite una partecipazione diretta o indiretta o che
• direttamente o indirettamente controlla tali azioni.

Ciò significa che, anche qualora un soggetto possiede meno del 25% del capitale sociale ma ne esercita comunque il controllo in altro modo viene considerato beneficiario ed è obbligato a fornire le informazioni elencate di seguito.

I destinatari degli obblighi di informativa previsti dalla normativa antiriciclaggio sono aumentati rispetto a quanto stabilito precedentemente. Inoltre, tali obblighi sono previsti per tutte le persone giuridiche, comprese le private limited companies e le public limited companies, la Societas Europaea e altri soggetti, incluse associazioni, stabilimenti, cooperative, ecc.

Il nuovo regolamento è strutturato in modo tale da evitare omissioni nell’invio delle informazioni relative ai beneficial owners e assicurare che le rispettive informazioni vengano sempre aggiornate dagli stessi beneficiari e dall’entità giuridica. In particolare, secondo quanto previsto dalla normativa antiriciclaggio:
– una persona fisica che ritiene di aver acquisito la qualifica di beneficial owner deve notificarlo immediatamente alla società. Parimenti, l’entità giuridica deve di propria iniziativa individuare ed identificare eventuali beneficiari, soprattutto nel caso in cui i dati relativi agli stessi sono dubbi o mancanti.

Informazioni necessarie per identificare un BO

Un beneficial onwer deve inviare le seguenti informazioni (che andranno archiviate dalla società):

• nome e cognome;
• codice identificativo (se in possesso) e data di nascita;
• numero e data di emissione di un valido documento di riconoscimento personale, nonché Paese e Autorità che ha emesso detto documento;
• nazionalità;
• Paese in cui il soggetto ha la residenza permanente;
• È fondamentale indicare come viene esercitato il controllo sulla società, fornendo i dati degli azionisti utilizzati come intermediari e i relativi documenti che dimostrano l’effettivo controllo.

Dall’elenco di cui sopra si evince come, per rispettare gli obblighi di informativa, il beneficiario debba di fatto fornire delle informazioni personali alla società, nonché inviare ulteriori documenti che ne dimostrino la posizione di controllo, solitamente contenenti dati personali.

Inoltre, quando una persona fisica che possiede tutti i requisiti per essere definita beneficiario agisce per conto di un’altra persona deve informare immediatamente la società e fornire tutti i dati sopra indicati relativi al beneficiario effettivo.

Invio delle informazioni al Registro delle Imprese in Lettonia

La legge dispone che i dati relativi al beneficial owner devono essere comunicati e registrati nel Registro delle imprese tramite procedura separata oppure assieme alla registrazione di eventuali modifiche alla società. Allo stesso modo, in caso di modifica degli azionisti, è necessario comunicare a detto Registro che il beneficiario rimane lo stesso.  Per registrare un beneficial owner è necessario pagare un’imposta.

Principio base degli obblighi di informativa: entro 14 giorni dalla data di acquisizione delle relative informazioni, tutte le persone giuridiche registrate presso il Registro delle Imprese devono richiedere allo stesso la registrazione o la modifica dei dati del beneficial owner. Non è necessario, tuttavia, inviare al Registro delle Imprese i documenti comprovanti il controllo di detto beneficiario.

Inoltre, se viene inviata al Registro delle Imprese una comunicazione relativa alla istituzione di una persona giuridica o alla modifica degli azionisti della società, è necessario indicare il beneficial owner oppure dichiarare che lo stesso non puo’ essere determinato.

Quando un azionista che agisce in qualità di agente per conto del Beneficial Owner esercitando il controllo sulla società perde il suo status, la società invia al Registro delle Imprese la comunicazione relativa alla modifica del beneficiario o la conferma che questi non è stato cambiato, e deve indicare quali sono i nuovi azionisti tramite i quali il beneficiario esercita di fatto il controllo sulla società.

La normativa antiriciclaggio stabilisce che le informazioni relative ai beneficial owners saranno accessibili online a chiunque dietro pagamento di un’imposta, tranne le informazioni relative ai beneficiari minorenni.

Esenzioni

La legge prevede alcune esenzioni: ad esempio, non è necessario inviare al Registro delle Imprese le informazioni relative alla nazionalità del beneficiario e al luogo di residenza se:

• Il registro delle imprese possiede già delle informazioni relative al beneficiario con codice personale lettone, nazionalità lettone e residenza in Lettonia e
• Il Registro delle Imprese detiene già delle informazioni relative al Paese che ha emesso il documento di identificazione personale del beneficiario, paese di cui il beneficiario ha la nazionalità e di cui è residente.

Allo stesso modo, la legge dispone che nei seguenti casi non c’è bisogno di inviare le informazioni relative al beneficiario al registro delle imprese:

• Il beneficial owner è azionista di una public company e il controllo esercitato sull’entità giuridica deriva unicamente dalla carica di azionista;
• Oltre all’invio di comunicazioni al Registro delle imprese relative all’istituzione o ad eventuali modifiche, le informazioni dei beneficiari richieste dalla legge antiriciclaggio vengono inviate al Registro in occasione di altri adempimenti e le modalità in cui l’entità giuridica viene controllata deriva unicamente dallo status dei fondatori o degli azionisti (ad esempio, quando viene costituita una società con unico socio fondatore che è anche beneficiario, la sezione del registro degli azionisti verrà riempita con le informazioni richieste dalla normativa antiriciclaggio), o anche nel caso in cui tali informazioni siano state già inviate in precedenza.

Date importanti

La normativa antiriciclaggio prevede un termine entro cui tale beneficiario deve essere notificato al Registro delle imprese:

• L’obbligo per l’entità giuridica di comunicare i dati del beneficial owner e’ entrata in vigore il 1 dicembre 2017;
• La persona fisica che ricopre il ruolo di beneficial owner o agisce per conto di altra persona deve comunicarlo all’entità giuridica entro il 1 febbraio 2018;
• Una società che ha già comunicato i dati del beneficiario in base alla precedente normativa e i cui beneficiari non sono cambiati al 1 dicembre 2017, deve inviare le informazioni mancanti al Registro delle Imprese entro il 1 febbraio 2018;
• Le società che non hanno inviato le informazioni relative al beneficiario ai sensi della precedente normativa devono inviare tali informazioni al Registro delle Imprese entro il 1 marzo 2018 (e comunque non più tardi di 14 giorni dalla data in cui hanno ricevuto dette informazioni);
• Il Registro delle Imprese renderà pubbliche tali informazioni relative al beneficiario a partire dal 1 aprile 2018.

Conseguenze della mancata osservanza degli obblighi di informativa

Ad oggi, la normativa antiriciclaggio prevede sanzioni e multe solamente per determinati soggetti, definiti “speciali” dalla legge (istituti di credito e finanziari, organizzazioni di lotterie e scommesse, ecc.), per quelle violazioni relative alla normativa antiriciclaggio. Tali violazioni posso comportare sanzioni che vanno dal semplice avvertimento a multe fino ad 1 milione di Euro, e possono comportare la cessazione forzata dell’attività e l’annullamento della licenza.

Per gli altri soggetti (cioè tutte le altre persone giuridiche) la legge non prevede speciali multe o sanzioni in caso di mancato assolvimento degli oneri di informativa. Tuttavia, visto anche lo scopo della nuova legge, la stessa molto probabilmente verrà ampliata con previsioni relative a sanzioni applicabili a tutte le persone giuridiche. Le sanzioni previste dal Latvian Administrative Violations Code in caso di mancata presentazione di documenti al Registro delle Imprese possono essere applicate anche a tali violazioni, e si aggirano intorno ai 70-100 euro. Allo stesso modo, le sanzioni previste dalla legge penale si applicano in tutti i casi in cui vengono inviate informazioni false ad una istituzione statale, e prevedono la pena della reclusione, dei servizi comunitari o il pagamento di una multa.

Infine, nel caso delle società, il consiglio di amministrazione può essere ritenuto responsabile per le perdite causate alla società in caso di mancato adempimento degli oneri di divulgazione, a meno che il Consiglio non riesca a dimostrare di avere agito con la necessaria diligenza.