Regno Unito: societa’ e privacy degli amministratori

Una nuova normativa entrata in vigore il 26 aprile del 2018 renderà piu’ semplice per gli amministratori (e per gli altri soggetti che ricoprono una carica all’interno di una societa’) rimuovere l’indicazione relativa agli indirizzi di residenza dai documenti pubblici inviati a Companies House.

Il governo ha infatti riconosciuto che i soggetti le cui informazioni personali sono indicate sui registri pubblici sono a rischio, in quanto potrebbero essere soggetti a frodi d’identità. Pertanto, per prevenire tali rischi, i soggetti in questione possono ora rimuovere le informazioni relative al proprio indirizzo di residenza dai registri e dai documenti disponibili alla Companies House.

I soggetti che possono presentare tale richiesta sono tutti gli amministratori delle societa’, ex amministratori, segretari, membri delle LLP o i soggetti che esercitano un controllo significativo sulle societa’ medesime (i cosiddetti PSC).

I soggetti che vogliono richiedere la rimozione dei loro indirizzi di residenza dai registri pubblici non dovranno piu’ dimostrare di aver subito violenze o intimidazioni.

Da quando è entrato in vigore il Companies Act del 2006, le persone fisiche non sono piu’ costrette a indicare il proprio indirizzo di residenza nei pubblici registri. Nei casi in cui, tuttavia, tale indicazione e’ stata comunque fornita (compresi i casi in cui l’indicazione in questione era stata inserita in base a requisiti previsti prima che l’attuale normativa entrasse in vigore), per eliminarla e’ necessario presentare richiesta a Companies House.

Prima del 26 aprile 2018, Companies House solitamente accettava le richieste relative alla cancellazione degli indirizzi di residenza delle persone fisiche solamente nei casi in cui vi fosse un grave rischio di violenza o intimidazione. Tuttavia, con l’attuale sistema in vigore, che consente alle persone di accedere alle informazioni disponibili su Companies House con maggiore facilità, il rischio di frodi d’identità per i soggetti i cui indirizzi di residenza sono pubblicamente disponibili e’ notevolmente aumentato.

Il nuovo regolamento consente al soggetto il cui indirizzo di residenza appare su registri o altri documenti pubblici a Companies House di richiedere la rimozione di tale informazione, con un costo di 55 sterline per documento. A tal fine, il soggetto deve semplicemente presentare una richiesta alla Companies House, senza che sia necessario fornire ulteriori motivazioni. Attualmente, non e’ prevista una forma specifica per presentare la domanda.

Gli amministratori (così come i segretari delle societa’, i membri delle LLP e i PSC) devono fornire un indirizzo alternativo dove poter ricevere la corrispondenza (solitamente la sede legale della societa’ o l’indirizzo registrato della LLP). Nei casi in cui invece non e’ necessario fornire un indirizzo per la corrispondenza, Companies House si limiterà a cancellare l’indirizzo di residenza, esclusa la prima metà del codice postale.

Vanno comunque evidenziati alcuni punti:

  • Le indicazioni relative agli indirizzi di residenza di cui e’ stata chiesta la cancellazione rimarranno comunque registrati nella sezione del documento e dei registri che non e’ accessibile al pubblico. Le autorità pubbliche, tra cui le forze di polizia e l’autorità di regolamentazione delle pensioni, potranno comunque accedere a tali informazioni (tranne in casi particolari).
  • Se la richiesta di rimozione dell’indirizzo di residenza viene presentato dalla societa’ per conto di un amministratore persona fisica (o per conto di un PSC) sara’ comunque ancora necessario dimostrare l’esistenza di un grave rischio di violenza o intimidazione.

 

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